Maillerin Spama Düşmesini Engellemek — Detaylı Anlatım

Tanıtım maili göndermeseniz dahi, mailleriniz SPAM klasörüne düşünüyorsa, bu birçok şeyi yanlış yaptığınız anlamına geliyor. Bu yazıda bahsedilen 6 adımda, maillerin spama düşmesini engelleyin ve daha çok müşteri edinin!

Özellikle genel odağı Yüz Yüze Satış (F2F) olan firmalar, dijital pazarlama kanallarını da kullanmak istediğinde, gerek altyapı gerekse teknik bilgi eksikliğinden birçok problem ile karşı karşıya kalıyor.

Bu yazımda, maillerinizi kişiselleştirmenin etkisinden, mail listenizi segmentlere ayırmanın önemine kadar, hem tanıtım maillerinizi gönderirken SPAM klasörüne düşmemek için neler yapmanız gerektiğini ve maillerinizin neden SPAM klasörüne düştüğünü detaylı olarak anlatmaya çalışacağım.

Maillerim Neden Spam Klasörüne Düşüyor?

Maillerinizin spam klasörüne düşmesini engellemek için, ilk önce nerelerde yanlış yaptığınızı fark etmeniz gerekiyor. Maillerinizin SPAM olarak işaretlenmesini istemiyorsanız, aşağıda yer alan tüm hatalardan kurtulmanız gerekiyor.

1. Sorun: Blacklist

İlk ve en önemli sorun olarak, domaininiz Blacklist’te olabilir. Blacklist, SPAM olarak işaretlenmiş/raporlanmış domainlerin yer aldığı, gerçek zamanlı listedir. Bu listeleri, email sağlayıcıları (Gmail, Yandex Mail, vs.) kullanıcılarının SPAM olarak gönderilen mailler almalarını engellemek için kullanılırlar.

Dünya üzerinde gönderilen maillerin %84’ü SPAM olarak işaretlendiğini düşünürsek, bu Blacklistler aslında istenmeyen maillerden kurtulmamız için çok önemlidir.

SPAM mail istatistikleri

Çözüm

Öncelikle MXtoolbox adlı websitesini kullanarak, Blacklist’te olup olmadığınızı test edin. Blacklist’te yer alıyorsanız şayet, bu makaleye bir göz atmanızı öneririm. Böyle bir problemle hiç karşılaşmadığımdan ve bilgi sahibi olmadığımdan dolayı, bu konu ile alakalı size bir çözüm yolu gösteremeyeceğim. Blacklist’e hiç düşmemek için ise, yazımda bahsettiğim çözümleri uygulayın ve gri mailler atmayın.

Pratik ipucu: Tüm ayarlarınızı yaptıktan sonra mail-tester.com adresine bir test maili gönderin. Size 10 üzerinden bir skor verecek — SPF, DKIM, DMARC, içerik analizi ve kara liste kontrolünü tek seferde yapar. Hedefiniz 9/10 veya üzeri olmalı.

2. Sorun: Domain Güvenilirliği

IP Güvenilirliği ve Domain Güvenilirliği iki farklı kavram olsa dahi, birbirini çok önemli derecede etkilerler fakat IP Güvenilirliğini bir şekilde düzeltebilme ihtimaliniz olsa dahi, eğer Domain Güvenilirliğiniz sarsılmışsa, bundan geri dönüşünüz çok daha zordur.

Domain Güvenilirliği, mailinizin karşı tarafın Gelen Kutusuna düşüp düşmeyeceğine karar vermedeki en önemli etkendir. Kısacası, mail servisleri, sizin maillerinizi, domain güvenilirliğiniz ile yargılarlar.

Örneğin, kendi alan adınıza kayıtlı bir mail adresinizden, Gmail kullanan 10 kullanıcıya mail gönderiyorsunuz ve bu 10 kullanıcıdan 9’u sizin mailinizi SPAM olarak işaretliyor. Bu raddeden sonra, bir Gmail kullanıcısına mail gönderdiğinizde, bunun SPAM klasörüne düşmemesini beklemek, biraz iyimser olur.

Çözüm: Domain Güvenilirliğini Nasıl Artırırız?

Bu yazımdaki tüm kısımları, kendi yorumlarınızla sisteminize entegre ettiğinizde, domain güvenilirliğiniz otomatik olarak artmış olacaktır.

Örneğin, mailinizin içeriği düzgün ve mailinizi doğru kişiye gönderdiyseniz, o kişi sizin mailinizi SPAM olarak işaretlemez, önemli olarak işaretler ve size bir cevap yazar. Bu durum, sizin güvenilirliğinizi mail servisleri nezdinde çok artıracaktır.

Not: Google Postmaster Tools’u kullanarak, Domain Güvenilirliğinizi Google’ın gözünden kontrol edebilirsiniz.

Email Warmup

Örneğin 100 kişilik büyük bir listeye (bu yazıyı okuduğunuza göre henüz giriş seviyesinde olduğunuzu varsayarak, bir günde en fazla 100 kişiye mail atmanızı öneriyorum) mail atacaksınız. İlk başta küçük parçalar halinde başlayın. Örneğin, ilk olarak “5” kişiye mail gönderin ve verdikleri cevaplara göre, mail konuşmasını ilerletin.

Böyle küçük parçalar halinde cevap almak, mail konuşmasını ilerletmek, daha sonraki göndereceğiniz maillerin SPAM klasörüne düşmesini engeller ve aynı zamanda, sizin Domain Güvenilirlik Skorunuzu da artırır.

Birkaç yabancı Mail Pazarlama araçlarında, Email Warmup’ı otomatize etme özelliği var. Örneğin, Mail Pazarlama Aracı, sizin adınıza X kişisine bir mail atıyor, X kişisi o maili önemli olarak işaretleyip cevap yazıyor ve bu süreç böyle devam ediyor. Fakat bizim şu anlık amacımız Türkçe dilini kullanan kullanıcılar olduğundan, bu süreci manuel yapmamız gerekiyor.

3. Sorun: Gönderim Sıklığı

Hala Outlook veya benzeri araçlar ile, bir anda yüzlerce kişiye mail atıldığına şahit olunca çok şaşırmıştım. Lütfen bir günde en fazla 100 kişiye mail atın ve bu mail gönderim süresini, gün içine yayın.

Çözüm: Mail Araçları Kullanın

Mail araçları kullanarak, atmak istediğiniz toplu mailleri, gün içine yayarak, bir anda birçok mail gönderme hatasına düşmemiş olursunuz.

Günümüzde birçok mail pazarlama araçları mevcut hatta bu araçlardan birçoğu, ülkemize uygun fiyat politikası ile pazarda yer alıyor. İnternetten ufak bir araştırma yaparak, ihtiyacınıza en uygun olan mail pazarlama aracını keşfedebilirsiniz. Kişiselleştirilmiş toplu mail gönderimi için Lemlist rehberimi incelemenizi öneririm.

4. Sorun: Mailin İçeriği ve SPAM’ı Tetikleyen Cümleler

SPAM filtreleri, maillerinizin içeriğini analiz ederler. Bu yüzden, mailinizin içerisinde aşağıda belirttiğim gibi SPAM’ı tetikleyen kelimeler ve cümleler varsa, bunları kullanmayı bırakın veya farklı şekilde ifade edin.

SPAM’ı tetikleyen kelimeler ve cümleler örneğin: “Tebrikler”, “100% Bedava”, “Hemen tıkla”, “Size Özel Fırsat”, “Kaçırmayın”, “Ücretsiz”, “Kazandınız” gibi, istenmeyen maillerde sıkça gördüğümüz kelimeler ve cümleler.

Ayrıca, mailinizin tamamını GÖRSELLERden oluşturmayın. Mail servisleri, metin içeren mailleri daha güvenilir bulur.

5. Sorun: Geçerli Olmayan ve İyi Hedeflenmemiş Mail Adresleri

Mail adresi bulma işlemini detaylı olarak anlattığım yazıma göz gezdirebilirsiniz. Snov.io Email Verifier ve benzeri online araçlar ile, eğer halihazırda bir listeniz varsa, buradaki maillerin geçerli olup olmadığını kontrol edin. Eğer listeniz yoksa, ve yeni bir liste oluşturuyorsanız, listenize ekleyeceğiniz mail adresinin geçerli olmadığını kontrol etmeden, sakın listenize eklemeyin.

Diğer yapmanız gereken hamle ise, mail listelerinizi segmentlere ayırmak. Bu çok zor olabilir fakat bunu yaparak, farklı hedef kitlelerine, farklı mail içerikleri göndererek, mailinizin etkileşimini çok üst bir seviyeye çıkarabilirsiniz. Bu durum ise, mail servislerine pozitif bir geri dönüş sağlayacağından, ileride maillerinizin SPAM engellerine takılmasını azaltmış olursunuz.

Her mail attığımızda, bir sorumluluk almış oluyoruz. O yüzden mail atmadan önce, listemizde bulunan kişilerin gerçek olduğunu doğrulamak ve iyi hedeflenmiş olmasını sağlamak çok önemlidir.

6. Sorun: SPF, DKIM ve DMARC Kaydı

SPF, DKIM ve DMARC, mailinizin gerçekten sizden gönderildiğini doğrulayan teknik ayarlardır. Bunları yapmazsanız, mail servisleri sizin mailinize güvenmez ve spam klasörüne düşme ihtimali çok artar.

SPF (Sender Policy Framework)

SPF, hangi sunucuların sizin domaininiz adına mail gönderebileceğini belirten bir DNS kaydıdır. DNS yönetim panelinize şöyle bir TXT kaydı eklemeniz gerekir:

Tip: TXT
Host: @
Değer: v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Yukarıdaki örnek Google Workspace içindir. Kullandığınız servise göre include kısmı değişir (Microsoft 365: include:spf.protection.outlook.com, Zoho: include:zoho.com). Birden fazla servis kullanıyorsanız hepsini tek SPF kaydında birleştirebilirsiniz. Önemli: Tek bir SPF kaydınız olsun ve 10 DNS lookup sınırını aşmayın.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM, gönderdiğiniz her maile dijital bir imza ekler. Alıcı sunucu, bu imzayı domaininizin DNS kaydındaki genel anahtarla doğrulayarak mailin sizden geldiğini ve yolda değiştirilmediğini kontrol eder.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

DMARC, SPF ve DKIM’in üzerine inşa edilen bir politika katmanıdır. Doğrulamadan geçemeyen maillerin ne olacağını (kabul, karantina, reddetme) belirler ve size raporlar gönderir.

DMARC’ı kademeli olarak sıkılaştırmanızı öneririm: Önce p=none ile başlayıp 2-4 hafta sadece izleyin (kimlerin domaininiz adına mail gönderdiğini göreceksiniz), sonra p=quarantine, en son p=reject yapın. Böylece meşru maillerinizi yanlışlıkla engellememiş olursunuz.

Bu üç kaydı doğru şekilde ayarlamak, maillerinizin gelen kutusuna ulaşma oranını dramatik şekilde artırır. DNS yönetim panelinizden bu kayıtları ekleyebilirsiniz — kullandığınız mail sağlayıcısının (Google Workspace, Zoho, Yandex vb.) dokümantasyonunda adım adım anlatılmaktadır.

Önemli güncelleme: Google ve Yahoo, 2024’ten itibaren günlük 5.000’den fazla mail gönderen herkese SPF veya DKIM, DMARC kaydı, ve tek tıkla abonelikten çıkma (List-Unsubscribe header) zorunluluğu getirdi. Bu gereksinimleri karşılamayan göndericiler, Gmail ve Yahoo kullanıcılarına ulaşamıyor.

Bu yazımda bahsettiğim 6 adımı, kendi yorumlarınızla sisteminize entegre ettiğinizde, domain güvenilirliğiniz otomatik olarak artacak ve maillerinizin SPAM klasörüne düşme ihtimali çok azalacaktır.

Doğru kişilerin mail adresini bulmak için mail adresi bulma rehberime göz atın. Toplu mail gönderim araçları için de Lemlist ile toplu mail gönderme rehberimi incelemenizi öneririm.