Fuar sonrası mail örnekleri: teşekkür, teklif ve hatırlatma

Fuar sonrası mailde önce nerede tanıştığınızı hatırlatın, sonra konuştuğunuz konuya dönün ve tek bir sonraki adım önerin. Herkese aynı katalog mailini göndermek yerine, teklif isteyenlerle yalnızca tanıştığınız kişileri ayrı değerlendirin.

Bir kişinin fiyat istemesiyle kartvizitini bırakması aynı şey değildir. Kartvizit almak, o kişiyi süresiz tanıtım listesine ekleyebileceğiniz anlamına gelmez. Aşağıdaki örnekleri, iletişim kurma hakkınızı ve görüşmenin kapsamını kontrol ettikten sonra kullanın. Onay ve istisnaların genel çerçevesini Ticaret Bakanlığının açıklamasından kontrol edebilirsiniz.

Önce görüşmeleri üç gruba ayırın

Fuar dönüşünde bütün adresleri aynı listeye aktarmadan önce şu soruyu cevaplayın: Bu kişi benden ne bekliyor?

Görüşmede ne oldu?	İlk mailin amacı
Belirli bir ürün için fiyat veya teklif istendi.	İstenen bilgiyi göndermek ya da eksik bilgiyi sormak.
Bir sorun konuşuldu, çözümün uygunluğu henüz belli değil.	Konuşmayı özetlemek ve ihtiyacı netleştirmek.
Yalnızca tanışıldı, somut bir ihtiyaç konuşulmadı.	Takip için uygun bir dayanak olup olmadığını değerlendirmek.

Üçüncü gruptaki herkese otomatik gönderim başlatmanız gerekmez. Görüşmeyi hatırlamıyorsanız hayalî bir ihtiyaç veya konuşma uydurmayın. “Standımıza çok ilgi göstermiştiniz” cümlesini de ancak gerçekten öyle olduysa kullanın.

Listenize görüşme konusu, istenen bilgi ve sonraki adım için kısa notlar ekleyin. “Paketleme hattı için ölçü gönderecek” notu, yalnızca “sıcak müşteri” etiketinden daha işe yarar. Gönderim hakkına ilişkin kayıtları da bu satış notlarından ayrı ve uygun şekilde tutun.

1. İstenen bilgiyi gönderirken

Bu örnekte kişi fuarda belirli bir çözümün bilgisini istemiş olsun. Etkinlik, ürün ve isimler temsilîdir; kendi görüşmenize göre değiştirin.

Konu: Fuarda konuştuğumuz paketleme çözümü

Merhaba Deniz Hanım,

Salı günü fuarda, küçük üretim hattınızda paketleme süresini kısaltmak üzerine konuşmuştuk.

İstediğiniz ürün özetini aşağıya ekledim. Özellikle dar alana kurulumla ilgili bölümü işaretledim.

Mevcut alanın yaklaşık ölçüsünü paylaşabilirseniz uygun modeli netleştirebilirim.

İyi çalışmalar, Ece

Bu mailde alıcıdan hem toplantı ayarlamasını hem form doldurmasını hem de katalog incelemesini istemiyoruz. Beklenen adım belli: ölçüyü paylaşması.

Katalog veya dosya gerçekten ekli değilse “ekte” yazmayın. Bağlantı kullanıyorsanız erişim iznini oturum açılmamış bir pencerede kontrol edin. Gizli fiyat listelerini herkese açık bağlantıya dönüştürmeyin.

2. Teklif isteyen kişiye yazarken

Konu: Fuardaki görüşmemiz — teklif için son bilgi

Merhaba Mert Bey,

Fuarda, atölyeniz için iki farklı kurulum seçeneğini konuşmuştuk. Teklif hazırlamamı istemiştiniz.

Doğru kapsamı çıkarabilmem için aylık yaklaşık üretim miktarını öğrenmem yeterli. Bu bilgiyi bu maile yanıt olarak paylaşabilir misiniz?

Ardından iki seçeneği aynı tabloda karşılaştırıp göndereceğim.

Teşekkürler, Ece

Teklif zaten hazırsa bilgi istemek yerine kapsamı, fiyatın geçerlilik süresini ve açıkta kalan noktayı yazın. Fiyatı belirleyen koşulları küçük yazıyla gizlemek yerine kısa bir açıklamayla belirtin.

“En iyi fiyat”, “son fırsat” veya “yalnız size özel” gibi ifadeleri bir gerekçeniz olmadan eklemeyin. Fuar sonrası ilk mailin işi, verilen sözü tutmak ve görüşmeyi ilerletmektir.

3. İhtiyaç henüz netleşmediyse

Bu örnek, konu üzerine konuştuğunuz ve devam etmek için uygun dayanağınızın bulunduğu bir görüşme içindir.

Konu: Fuarda konuştuğumuz stok takibi konusu

Merhaba Selin Hanım,

Fuarda, iki şube arasındaki stok bilgisini güncel tutmanın zorlaştığından söz etmiştiniz.

Bizim çözümümüzün bu ihtiyaca uyup uymadığını anlamak için bir noktayı netleştirmek istiyorum: Şubeler şu an aynı programı mı kullanıyor?

Uygun olduğunuzda kısa bir yanıt vermeniz yeterli.

İyi çalışmalar, Ece

Karşı tarafın sorununu henüz anlamadan bir saatlik demo istemek yerine küçük bir soruyla başlayabilirsiniz. Kişiye özel bölümün uzun olması gerekmez; konuştuğunuz gerçek ayrıntıyı doğru hatırlatması yeterlidir.

Ne zaman göndermeli?

Önce verdiğiniz sözü esas alın. “Yarın fiyatı göndereceğim” dediyseniz takviminiz buna göre olsun. Böyle bir söz yoksa, görüşme hâlâ hatırlanırken yazabileceğiniz makul bir zaman seçin.

Herkes için geçerli bir “en yüksek cevap alınan gün” veya zorunlu bekleme süresi yok. Alıcının saat dilimini, fuar dönüşündeki yoğunluğunu ve sizden beklediği bilginin aciliyetini düşünün. Bu bir performans garantisi değil, iletişim tercihi.

Cevap gelmezse tek bir kısa hatırlatma

Konu: Fuarda konuştuğumuz paketleme çözümü

Merhaba Deniz Hanım,

Geçen hafta, fuarda konuştuğumuz çözümün özetini göndermiştim. Alan ölçüsünü paylaşırsanız uygun modeli netleştirebilirim.

Konu şu an gündeminizde değilse burada bırakabiliriz.

İyi çalışmalar, Ece

Hatırlatmanın ilk maili kelimesi kelimesine tekrarlaması gerekmez. Beklenen adımı yeniden söylemesi yeterli. Cevap gelmedi diye görüşmede olmayan bir aciliyet üretmeyin veya art arda “gördünüz mü?” mesajları göndermeyin.

Olumsuz yanıt, çıkış talebi veya yanlış kişi bilgisi geldiyse otomatik takibi durdurun. “Gelecek ay tekrar konuşalım” yanıtı geldiyse de mevcut otomasyonu sürdürmek yerine o talebe göre yeni bir zaman belirleyin. Daha fazla örnek için hatırlatma maili rehberine bakabilirsiniz.

Birden fazla görüşmeyi uLemio ile takip etmek

Fuar dönüşünde kendi hesabınızdan ayrı mailler göndermek istiyorsanız uLemio bu hazırlığı tek akışta toplamanıza yardımcı olur. CSV veya XLSX listenizi yükleyebilir, mesajı hazırlayıp gönderilecek gün ve saatleri seçebilirsiniz.

Görüşmeye ait özel notu kendiniz yazarsınız. uLemio bu notu sizin yerinize üretmez. Sütunları hazırlamak için liste düzenleme rehberini kullanabilirsiniz.

İsterseniz en fazla iki hatırlatma ekleyebilirsiniz. Cevap algılandığında o kişiye sonraki hatırlatma gönderilmez; otomatik yanıt da bu kapsamda sayılır. Bu yüzden izin dönüşü bekleyen bir görüşmeyi ayrıca değerlendirmeniz gerekebilir.

Bağlı her e-posta hesabı için günlük sınır 30 maildir; ilk mailler ve hatırlatmalar aynı kotayı paylaşır. Gönderim aracı kullanmak, alıcıya yazma hakkınızı veya mailin gelen kutusuna ulaşmasını garanti etmez.

Göndermeden önce son kontrol

• İsim, firma ve görüşme konusu doğru mu?
• Alıcı gerçekten bu bilgiyi istedi mi; devam eden tanıtım için gerekli koşullar sağlandı mı?
• Mail tek bir sonraki adım istiyor mu?
• Dosya ve bağlantılar erişilebilir mi?
• Gönderen bilgileriniz ve gerekli ret yöntemi mevcut mu?
• Cevap, ret ve yanlış adres durumlarında takibi nasıl durduracağınız belli mi?

Bu altı sorunun cevabı hazırsa, uzun bir fuar özeti yerine kısa ve görüşmeye bağlı bir mesajla başlayabilirsiniz.