Hatırlatma maili nasıl yazılır? 6 kısa örnek

Bir hatırlatma mailinde önceki yazışmanın nedenini tek cümlede hatırlatın, gerekiyorsa yeni bir bilgi ekleyin ve cevaplaması kolay bir soru sorun. Bütün ilk maili yeniden göndermek veya yalnızca “Dönüşünüzü bekliyorum” yazmak yerine, alıcıya hangi konuda karar vermesini istediğinizi söyleyin.

Takip maili ve follow-up mail, bu bağlamda aynı iş için kullanılan adlardır. Aşağıdaki örnekleri kendi durumunuza uyarlayabilirsiniz.

Göndermeden önce dört soruyu cevaplayın

• Önceki mailde karşı taraftan ne istemiştiniz?
• Belirttiği bir tarih veya uygun zaman var mı?
• Bu hatırlatmada yeni ve yararlı ne söyleyebilirsiniz?
• İlgilenmiyorsa veya konu kapanmışsa bunu kolayca belirtebilir mi?

Her cevap gelmeyen mail yeni bir hatırlatma gerektirmez. Kişi daha sonra dönmenizi söylediyse o tarihe uyun. İletişim istemediğini belirttiyse yeniden tanıtım yapmayın.

Ne kadar beklemelisiniz?

Bütün işler için doğru olan tek bir süre yoktur. Numune beklenen teklif, yoğun bir fuarın ardından yapılan tanışma ve kısa bir ürün görüşmesi aynı takvimle ilerlemeyebilir.

Örneğin bir gönderimde ilk hatırlatmayı üç gün sonra planlayabilirsiniz. Bu, aşağıdaki örnekler için bir planlama seçeneğidir; cevap oranını artırdığı kanıtlanmış evrensel bir kural olarak düşünmeyin.

İkinci hatırlatma ekliyorsanız süreyi hangi maile göre hesapladığınızı kontrol edin. uLemio’da hatırlatma aralığı önceki adımdan itibaren hesaplanır. Seçilen gün gönderime kapalıysa takvim bir sonraki uygun günü gösterir.

Aynı yazışmadan mı göndermelisiniz?

Aynı teklif veya aynı soruyla devam ediyorsanız mevcut yazışmadan ilerlemek bağlamı korur. Yeni bir konu açmanız gerekiyorsa açık bir konu başlığı seçin.

Gerçekte yanıt vermediğiniz bir maili yanıt gibi göstermek için konuya kendiniz “Re:” eklemeyin. Aşağıdaki örneklerde konu başlıkları yalnız ilk mesajı bulmayı kolaylaştırmak için belirtilmiştir.

1. Gönderilmiş bir teklif için

İlk konu: Ambalaj seçenekleri ve fiyat teklifi

Merhaba,

Geçen hafta paylaştığım ambalaj teklifini inceleme fırsatınız oldu mu?

Ölçü veya adet değiştiyse seçenekleri buna göre güncelleyebilirim. Mevcut teklif üzerinden ilerlememiz uygun mu?

İyi çalışmalar.

Bu örnekte fiyat baskısı veya yapay bir son tarih yok. Alıcının cevaplayacağı konu belli: mevcut teklif uygun mu, değişiklik gerekiyor mu?

2. Bilgi talebinden sonra

İlk konu: Teklif için ölçü ve adet bilgisi

Merhaba,

Teklifi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz ölçü ve yaklaşık adet bilgisini sormuştum.

Bu bilgiler henüz net değilse örnek seçeneklerle ilerleyebilirim. Hangisi sizin için daha uygun olur?

İyi çalışmalar.

Karşı tarafın henüz cevap verememesinin bir nedeni olabileceğini kabul ediyor ve ilerlemek için bir seçenek sunuyor.

3. Fuar veya toplantı sonrasında

İlk konu: Fuarda konuştuğumuz numune

Merhaba,

Fuarda konuştuğumuz numuneyle ilgili kısa bir hatırlatma yapmak istedim.

İncelemeniz için hazırlık yapabilirim. Göndermeden önce ilgili ürün grubunu netleştirebilir miyiz?

İyi çalışmalar.

Kiminle, nerede ve hangi konuda konuşulduğu belli. Gerçekte görüşmediğiniz bir kişiye “Fuarda konuşmuştuk” yazmayın. Fuar dönüşü için teşekkür, teklif ve ihtiyacı netleştirme örnekleri fuar sonrası mail örnekleri rehberinde.

4. Yeni ürün için geri bildirim istediğinizde

İlk konu: Rapor hazırlama sürecinizle ilgili kısa bir soru

Merhaba,

Raporları bir araya getirme işini kolaylaştırmak için hazırladığım aracı paylaşmıştım.

Bu iş hâlâ zaman alıyorsa kısa bir örnek gönderebilirim. Şu anda nasıl çözdüğünüzü öğrenebilir miyim?

Bu mesaj hemen toplantı veya satın alma istemiyor. Önce ihtiyacın gerçekten var olup olmadığını anlamaya çalışıyor.

Yeni bir ürün üzerinde çalışıyorsanız ilk ilgili kişilere ulaşma planını da inceleyebilirsiniz.

5. Düzenli çalıştığınız bayi veya tedarikçi için

İlk konu: Yeni dönem ürün bilgileri

Merhaba,

Yeni dönem için paylaştığım ürün bilgileriyle ilgili eksik bir nokta var mı?

Listenizde değerlendirmek istediğiniz ürünler belli olduysa buna göre ayrıntıları hazırlayabilirim.

İyi çalışmalar.

İş ilişkisi ve önceki gönderim gerçekten varsa kullanılmalı. Toplu bir listedeki bütün firmalarla zaten çalışıyormuşsunuz gibi yazmayın.

6. Son bir hatırlatma yapmak istediğinizde

İlk konu: Ürün görüşmesi

Merhaba,

Bu konuyla ilgili son kez yazıyorum. Şu an önceliğiniz değilse başka bir işlem yapmanız gerekmiyor.

İleride değerlendirmek isterseniz bu mail üzerinden bana ulaşabilirsiniz.

İyi çalışmalar.

“Son kez” diyorsanız o gönderimde başka hatırlatma planlamayın. Kapanış cümlesiyle devam eden otomasyon birbirini bozmamalı.

Metinleri kişiselleştirirken

Kişinin adını değiştirmek başlangıçtır. Mesajı asıl anlamlı yapan, doğru bağlamı kullanmaktır:

• Ne konuşuldu?
• Hangi bilgi istendi?
• Hangi ürün veya ihtiyaç ilgili?
• Bir önceki mailden sonra ne değişti?

Liste üzerinden çalışıyorsanız kişisel not sütunu ekleyebilirsiniz. uLemio’da bu not {kişisel} alanıyla yalnız ilgili kişinin mailine yerleştirilir. Notu siz hazırlarsınız.

Bir bilgiyi bilmiyorsanız tahmin ederek kişiselleştirmeyin. “Yeni tesisiniz için…” yazmak ancak gerçekten bildiğiniz bir durumsa anlamlıdır.

Hatırlatmayı otomatik planlamak

uLemio’da ilk mailin yanına en fazla iki isteğe bağlı hatırlatma ekleyebilirsiniz. Cevap algılandığında o kişiye hatırlatma gönderilmez; diğer kişilerin gönderimi devam eder. Otomatik yanıt da cevap sayılır.

Bu yüzden “ofis dışındayım” mesajından sonra ne yapacağınızı ayrıca değerlendirin. Kişiyle daha sonra iletişim kurmanız gerekiyorsa verdiği bilgiyi dikkate alın.

Hatırlatmalar da hesabın günlük sınırına dahildir. Otomasyon, sınırsız gönderim veya kesin cevap alma anlamına gelmez.

Sık yapılan hatalar

• İlk mailin tamamını hiçbir değişiklik yapmadan yeniden göndermek.
• Ne istendiğini söylemeden “mailim gözünüzden kaçmış olabilir” diye bitirmek.
• Gerçekte olmayan bir son tarih veya kıtlık yaratmak.
• Aynı anda birkaç farklı toplantı, dosya ve karar istemek.
• Cevap veren veya iletişim istemeyen kişiye hatırlatmayı sürdürmek.
• “Son mesajım” dedikten sonra yeniden yazmak.

Sık sorulanlar

Kaç hatırlatma yeterli?

İhtiyaca ve önceki ilişkiye göre değişir. uLemio en fazla iki hatırlatma sunar; iki mesaj eklemek zorunlu değildir.

Cevap gelmemesi ilgilenmediği anlamına mı gelir?

Tek başına bunu göstermez. Ancak sessizlik sınırsız şekilde yeniden yazma gerekçesi de değildir.

Otomatik yanıt gelirse devam etmeli miyim?

Yanıttaki bilgiyi dikkate alın. uLemio otomatik yanıtı da cevap sayarak o kişiye kalan hatırlatmaları durdurur.

Bu örnekleri doğrudan kullanabilir miyim?

Metindeki durumlar size gerçekten uyuyorsa kendi bilgilerinize göre düzenleyin. Gerçekleşmeyen bir görüşmeyi veya verilmemiş bir teklifi varmış gibi yazmayın.

Gönderim ve hatırlatmayı uLemio’da hazırlayın · Gmail gönderim yöntemlerini karşılaştırın